งานบทที่ 3 การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

                ในปัจจุบันสังคมเป็นสังคมสารสนเทศ ข้อมูลถือเป็นทรัพยากรที่มีค่าของทุก ๆ หน่วยงาน  ดังนั้นจึงได้มีความพยายามนำเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการข้อมูล  โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลของหน่วยงานมีความถูกต้อง  แม่นยำ  ทันสมัย และสะดวกต่อการเรียกใช้งานมากที่สุด  หากจะพิจารณาถึงการจัดการข้อมูลย่อมจะหมายถึง  การจัดเก็บข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูล  รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อนำมาใช้งาน  วิธีเก่า ๆ ที่ทำกันก็คือ  การจดบันทึกข้อมูลทั้งหมดลงบนกระดาษและเก็บกระดาษนั้นไว้  ซึ่งมีหัวข้อที่ซ้ำกัน หากต้องเก็บในรูปแบบกระดาษก็เป็นการยากในการสืบค้น หรือหากจะใช้ประโยชน์จากข้อมูลก็ทำให้เสียเวลา จึงต้องมีการใช้เทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์มาใช้ประโยชน์

                การจัดการข้อมูลจึงเป็นสิ่งจำเป็น  และเกี่ยวข้องกับการใช้งานในชีวิตประจำวันและมีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยประมวลผล  เพื่อได้ข้อมูลที่ถูกต้องอย่างรวดเร็ว  การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่เป็นระบบและการเก็บข้อมูลควรพยายามลดขนาดของข้อมูลให้เล็กที่สุด  แต่ยังคงความหมายในตัวเองมากที่สุด

                การจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์  เป็นการเก็บข้อมูลไว้ในสื่อบันทึก  เช่น เทปแม่เหล็ก แผ่นบันทึก  หรือจานแม่เหล็ก  โดยที่ข้อมูลนั้นอยู่ในรูปของเลขฐานสองหลายบิตเรียงกัน  ดังนั้นในการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการประมวลผลจึงต้องกำหนดรูปแบบหรือโครงสร้างของข้อมูล  เพื่อให้ผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ตรงกันโดย

โครงสร้างของข้อมูลประกอบด้วย 5 ลำดับดังนี้

1. บิต (bit) คือตัวเลขโดดในระบบเลขฐานสอง  ซึ่งมีค่าได้เพียง 0 หรือ 1 เป็นหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุดในการแทนข้อมูลในคอมพิวเตอร์

                2.  ตัวอักขระ (character) หมายถึง ตัวอักขระแต่ละตัว  ซึ่งอาจเป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือเครื่องหมายใด  ๆ การแทนตัวอักขระแต่ละตัวในคอมพิวเตอร์ใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิตซึ่งเรียกอีกอย่างว่า ไบต์ (byte)

                3.  เขตข้อมูล  (field) หมายถึงหน่วยข้อมูลหน่วยหนึ่งที่กำหนดขึ้นมาแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง เขตข้อมูลแต่ละเขต ประกอบด้วยตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไป

                4.  ระเบียนข้อมูล (record) หมายถึง กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ระเบียนข้อมูลประกอบด้วยเขตข้อมูลตั้งแต่หนึ่งเขตขึ้นไป

                5.  แฟ้มข้อมูล (file) หมายถึง กลุ่มของระเบียนข้อมูลแบบเดียวกัน ซึ่งประกอบด้วยระเบียนข้อมูลตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป

                การเก็บประวัติของนักเรียนคนหนึ่ง  ๆ  จะบันทึกลงในระเบียนประวัติใบหนึ่ง โดยประกอบด้วยเขตข้อมูลต่าง ๆ เช่น ชื่อ นามสกุล วันเดือนปีเกิด  สถานที่เกิด อาชีพบิดา อาชีพมารดา รายได้ ฯลฯ  โดยที่ข้อมูลเหล่านั้นอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้  และใบระเบียนประวัติของนักเรียนในโรงเรียนจะได้รับการจัดเก็บไว้ในแฟ้มเดียวกัน

                สำหรับการจัดเก็บข้อมูลเพื่อการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์นั้น จะเหมือนกับการจัดเก็บข้อมูลทั่วไป คือ เป็นแฟ้มข้อมูล  ระเบียนข้อมูล  และเขตข้อมูล ในการจัดเก็บข้อมูลต้องกำหนดคุณสมบัติของข้อมูลให้ชัดเจน  ตลอดจนการเตรียมข้อมูลเพื่อการประมวลผล

ลักษณะการจัดการสารสนเทศที่ดี

                1) ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลเป็นแฟ้ม โดยกระจายอยู่ในหลาย ๆ แฟ้ม มักจะพบปัญหาของการปรับแก้ไขข้อมูล เพราะต้องคอยปรับปรุงข้อมูลให้ครบทุกแฟ้ม มิฉะนั้นจะพบกับปัญหาความซ้ำซ้อนของข้อมูล ซึ่งทำให้การบริหารข้อมูลทำได้ยากข้อมูลจึงควรได้รับการออกแบบและเก็บอยู่ในฐานข้อมูลที่ใดที่เดียว เพื่อลดความซ้ำซ้อน
                2) กำหนดมาตรฐานข้อมูล ในการสร้างฐานข้อมูลจะต้องให้ข้อมูลที่จัดเก็บเป็นมาตรฐาน มีการกำหนดรหัสที่เป็นมาตรฐาน มีการกำหนดคำหลัก (keyword) หรือค่าที่ใช้แทนข้อมูลอย่างเดียวกันเพื่อให้ได้ความหมายต่อการใช้งานที่ดี
                3) มีระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลจำเป็นต้องจัดแบ่งระดับความสำคัญของข้อมูลเพื่อกำหนดผู้ใช้ มีการควบคุมข้อมูล เพื่อบ่งบอกว่าใครจะเป็นผู้แก้ไขหรือข้อมูลได้บ้าง มีการบันทึกประวัติการแก้ไขข้อมูลเพื่อตรวจสอบ ข้อมูลที่จัดเก็บนั้นอาจมีความสำคัญ ดังนั้นการแก้ไขหรือปรับปรุงข้อมูลโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์นั้นอาจทำให้ข้อมูลเสียหายได้
                4) มีความเป็นอิสระจากโปรแกรม ระบบจัดการฐานข้อมูลที่ดีจะต้องเป็นระบบที่ข้อมูล และฐานข้อมูลมีความเป็นอิสระจากโปรแกรม ทำให้สามารถใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลใด ๆ จัดการฐานข้อมูลได้ การออกแบบให้ข้อมูลเป็นอิสระนี้ทำให้ข้อมูลใช้ได้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ทุกรูปแบบ
                5) รวมข้อมูลเป็นฐานข้อมูลกลาง แต่เดิมมีการเก็บข้อมูลแยกเป็นแฟ้มกระจัดกระจาย จึงต้องเก็บข้อมูลด้วยเทป แต่ในปัจจุบันด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยสามารถรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันเป็นฐานข้อมูลกลาง ทำให้ระบบการทำงานใช้ข้อมูลร่วมกันได้
                การดำเนินงานฐานข้อมูลจะต้องมีการจัดการเตรียมฐานข้อมูลและบริหารข้อมูล โดยจัดแบ่งแยก ปรับปรุงข้อมูล และตรวจสอบความถูกต้องหน้าที่หลักของผู้บริหารฐานข้อมูล จึงประกอบด้วยการจัดเก็บข้อมูล การติดต่อประสานงานกับแหล่งข้อมูลและที่มาของข้อมูล จึงประกอบด้วยการจัดเก็บข้อมูล การติดต่อประสานงานกับแหล่งข้อมูลและที่มาของข้อมูลตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แบ่งกลุ่ม จัดลำดับ กำหนดรหัสข้อมูล สรุปผลทำรายงาน คำนวณเก็บรักษาข้อมูลโดยต้องคำนึงถึงความปลอดภัยและเชื่อถือได้ของข้อมูล การค้นหาข้อมูล การสำรวจข้อมูล และเผยแพร่แจกจ่ายข้อมูล

  http://61.19.202.130/praphrut/technology/unit1/con1n3.htm

 …………………………………………………………………………………………………………………………………